Электронный документооборот в современной компании
- Обновлено 11 Июнь 2014
Современная компания напоминает сложный механизм, который состоит из самых разных мелких деталей. И действие каждого механизма непосредственно связано с созданием определенного документа. Но что же делать, когда в крупных компаниях на протяжении дня осуществляется тысяча подобных операций?
Закупать специальные аппараты или нанимать целую армию сотрудников, которые будут контролировать оформление, отправку и получение документов? Выходом из сложившейся ситуации является новейшая система электронного документооборота сокращенно СЭД.
Что же такое электронный документооборот? Это целый жизненный цикл всех электронных документов в компании или другой организации, начиная от получения документов, прохождения в каждом существующем подразделении с изменением общего состояния и заканчивая отправкой в архив. Система электронного документооборота или сокращенно СЭД – это специализированное программное обеспечение, которое занимается организацией и поддержкой всего жизненного цикла каждого электронного документа.
Положительные стороны системы электронного оборота:
Сокращение затрат рабочего времени каждого сотрудника и руководства организации. Использование этой системы сокращает затраты всего рабочего времени на все рутинные документации и операции. Помимо этого, происходит ускорение всего документооборота и всех рабочих процессов организации.
Увеличение исполнительской дисциплины. Чаще всего около двадцати процентов поставленных заданий не выполняются работниками, которые ответственны за них. Предоставляется контроль каждого этапа работ для руководства, СЭД влияет на систему дисциплины каждого сотрудника.
Обеспечение полной конфиденциальности всей информации. Утечка информации повлечет за собой большие убытки организации. Система электронного оборота обеспечивает доступ к каждому документу в соответствии со всеми назначенными правами пользователей, каждое действие над документами протоколируется.
СЭД дает прекрасную возможность всем сотрудникам и руководителям не заблудиться в целых кипах электронных и бумажных документов, держа под контролем не только всю свою работу, но и весь процесс работы в целом.
Электронный документооборот очень эффективен в тех организациях, которые состоят из нескольких крупных подразделений. Департамент безопасности, отдел финансов, отдел маркетинга, менеджеры по продажам, работники технической поддержки – они все связаны едиными документами, разрыв которых может быть чреват неприятными последствиями.
